内定辞退の伝え方｜電話・メール例文

内定辞退は、早く、短く、誠実に伝えるのが基本です。怖いからと先延ばしにすると、企業側の採用計画にも、あなた自身の不安にも負担が増えます。まず使える例文を置き、その後に電話かメールか、理由の伝え方、注意が必要なケースを整理します。

この記事でわかること:

• 内定辞退の電話・メール例文
• 辞退理由を角が立ちにくく伝える方法
• 承諾後・学校推薦・引き止め時の注意点

結論:内定辞退は「早く・短く・感謝」で伝える

まず、電話で伝える場合の例文です。

お世話になっております。内定をいただいております、〇〇大学の〇〇です。今お時間を少しいただいてもよろしいでしょうか。
このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。大変心苦しいのですが、慎重に検討した結果、別の進路に進むことを決めたため、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡しました。選考でお時間をいただいたにもかかわらず、このようなお返事となり申し訳ございません。

メールで伝える場合の例文です。

件名: 内定辞退のご連絡 〇〇大学 〇〇

株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討した結果、別の進路に進むことを決断したため、誠に勝手ながら貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
選考を通じて貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このようなお返事となり大変申し訳ございません。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

〇〇大学〇〇学部
氏名
電話番号
メールアドレス

内定辞退の連絡で必要なのは、辞退の意思、感謝、お詫びの3つです。長い説明や細かい比較は不要です。相手に納得してもらうために話し続けるより、結論を早く伝えるほうが誠実です。

電話かメールかの判断

電話とメールのどちらが正解かは、状況で変わります。

「電話が怖いから何日も連絡しない」は避けてください。電話が難しいなら、まずメールで辞退の意思を伝えます。早く伝えることが、結果的に相手への配慮になります。

電話をする場合は、相手の業務時間内にします。昼休み直前、始業直後、終業間際は避けられるなら避けます。担当者が不在なら、伝言で済ませず、メールで「内定辞退についてご連絡したくお電話しました」と残すとよいです。

理由は「不満」ではなく「決断」にする

辞退理由を聞かれたとき、細かい不満を伝える必要はありません。比較や批判は角が立ちやすく、相手も返答しづらくなります。

ポイントは、「相手を評価する言い方」ではなく「自分が決めた言い方」にすることです。企業の悪い点を説明しても、辞退連絡では得るものが少ないです。

もう少し詳しく聞かれた場合は、次のように短く返します。

最終的には、入社後に取り組みたい領域との一致度を重視して判断しました。貴社の選考では多くの学びをいただいたため、大変心苦しく思っております。

これ以上の詳細を求められても、無理に話す必要はありません。

辞退連絡の前に確認すること

連絡前に、次の3点を確認します。

1. 内定通知や承諾書の状態
2. 学校推薦・教授推薦・大学経由の応募かどうか
3. 辞退連絡先と連絡方法

学校推薦や教授推薦で応募した場合は、企業へ連絡する前に大学側へ相談してください。大学と企業の信頼関係に関わることがあり、自己判断で進めるとトラブルになる可能性があります。

内定承諾後、入社直前、研修参加後、書類提出後も注意が必要です。辞退できるかどうかをこの記事だけで判断せず、大学キャリアセンター、労働相談窓口、必要に応じて専門家に確認します。大切なのは、迷っている間に時間を過ぎさせないことです。相談と連絡を同時に急ぎます。

引き止められたときの返し方

辞退を伝えると、理由を詳しく聞かれたり、考え直してほしいと言われたりすることがあります。落ち着いて、辞退の意思を繰り返します。

返答例:

お気持ちをいただきありがとうございます。大変ありがたいお話ですが、慎重に検討したうえで決断したため、今回は辞退させていただきたいと考えております。

強く言われたときも、相手を論破しようとしないでください。言い合いになるほど疲れます。辞退の意思、感謝、お詫びを繰り返します。

もし、威圧的な言動、長時間の拘束、不安をあおる発言、金銭的な要求などがあった場合は、その場で判断しきらず、通話日時、相手の名前、言われた内容をメモします。大学キャリアセンターや公的相談窓口に相談してください。

辞退後にやること

辞退連絡をしたら、次のことを確認します。

辞退は悪いことではありません。企業も、学生が複数社を受けることを前提に採用活動をしています。ただし、連絡の遅れは相手の負担になります。だから早く誠実に伝えることが大切です。

辞退後に進む企業について迷いが残る場合は、企業研究のやり方で選んだ理由を再確認してください。既卒や就活やり直しの不安がある場合は、既卒の就職活動の進め方も参考になります。

辞退理由に迷うケース別の言い方

よくあるケース別に、短い言い方を置きます。

第一志望に受かった場合:

選考を通じて検討した結果、別の企業への入社を決断しました。

進学・公務員・資格試験に切り替える場合:

今後の進路を改めて考えた結果、進学を選ぶことにいたしました。

家庭の事情がある場合:

家庭の事情も含めて検討した結果、今回は辞退させていただきたく存じます。

体調面が理由の場合:

体調面を含めて今後の働き方を見直す必要があり、今回は辞退させていただきたく存じます。

どの理由でも、詳細を話しすぎる必要はありません。相手が必要な手続きを進められるよう、辞退の意思を明確にすることが目的です。

最後に:先延ばししないことが一番のマナー

内定辞退は気が重い連絡です。お世話になった企業ほど、申し訳なさが出ます。それでも、決めたなら早く伝えることが最も誠実です。企業は次の候補者への連絡、採用計画の調整、内定者フォローを進めなければなりません。

電話が怖ければ、まずメールで構いません。学校推薦や承諾後で不安が強いなら、大学キャリアセンターにすぐ相談してください。何もしないまま時間が過ぎることだけは避けましょう。

内定辞退は、あなたのキャリアを自分で選ぶための連絡です。相手への感謝を残し、短く、早く、記録が残る形で伝えてください。

電話後に送る確認メールの例文

電話で辞退を伝えた場合も、メールで記録を残すと安心です。口頭だけだと、担当者不在時の共有や後日の確認で行き違いが起きることがあります。

件名: 内定辞退のご連絡 〇〇大学 〇〇

株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。先ほどお電話いたしました、〇〇大学〇〇学部の〇〇です。
このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。
お電話でもお伝えしました通り、慎重に検討した結果、別の進路に進むことを決断したため、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
選考では貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このようなお返事となり大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇大学〇〇学部
氏名

電話で十分に伝えた場合でも、メールは長くする必要はありません。辞退の意思、感謝、お詫びが残っていれば足ります。

内定辞退で避けたい言い方

辞退連絡で避けたいのは、相手を評価する表現と、曖昧な保留です。

内定辞退は交渉ではなく連絡です。理由を細かく説明して相手を説得するより、意思を明確に伝えることを優先します。迷いが残っているなら、連絡する前に大学キャリアセンターや信頼できる大人に相談し、辞退するかどうかを決めてから企業へ伝えてください。

学校推薦・教授推薦の場合の注意

学校推薦や教授推薦で応募した場合は、通常の自由応募より慎重に動きます。企業へ直接連絡する前に、推薦を担当した教員、学科窓口、キャリアセンターへ相談してください。大学と企業の関係や後輩への影響が関わる場合があります。

相談時には、辞退したい理由、現在の承諾状況、企業から届いている書類、返答期限を整理して持っていきます。「怒られそうだから黙っている」より、早く相談するほうが対応の選択肢は増えます。辞退が必要な事情があるなら、ひとりで抱え込まず、大学側と連携して進めましょう。

辞退するか迷っている段階での整理

まだ辞退を決め切れていないなら、企業へ曖昧な連絡をする前に、判断材料を1枚にまとめます。

この表を書いても迷いが消えない場合は、期限を決めて相談します。辞退連絡で一番避けたいのは、迷ったまま期限を過ぎることです。判断に必要な情報を集め、決めたら早く伝える。これが相手にも自分にも負担の少ない進め方です。